會(huì)計(jì)基礎(chǔ)第九章：會(huì)計(jì)檔案

第九章　會(huì)計(jì)檔案

第一節(jié)、會(huì)計(jì)檔案的概念

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了<<會(huì)計(jì)檔案管理辦法>>,并于1999年1月1日起正式實(shí)施。
二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
會(huì)計(jì)檔案的具體包括：
1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證 ，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
2、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助會(huì)計(jì)，其他會(huì)計(jì)賬簿。
3、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度，季度。年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4、其他會(huì)計(jì)資料類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。 

第二節(jié)  會(huì)計(jì)檔案的歸檔
 各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
當(dāng)年形成會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由本單位會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)部門內(nèi)部制定專人保管。 不得由出納保管。
 
第三節(jié)  會(huì)計(jì)檔案的保管期限
 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn),分為永久、定期兩類.永久檔案即長(zhǎng)期保存,不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種.這里規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期為最低的保管期限。會(huì)計(jì)檔案保管期限.從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起.
3年 月、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)
5年 銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片（報(bào)廢清理后）
15年 原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)
25年 現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬
永久 年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

第四節(jié)、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
 一、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
1、各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出；如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制。并辦理登記手續(xù)。2、外部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持單位正式介紹信，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱，單位內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理查閱。3、查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散和抽換。4、借出的檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
第五節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的銷毀
1、對(duì)保管期滿，需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，一般按以下程序進(jìn)行：
（1）由保管會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)或人員提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；
（2）單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見；
（3）會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)按規(guī)定指派人員監(jiān)銷；對(duì)于一般企事業(yè)單位，由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)由同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷；財(cái)政部門的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。
（4）會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人.
①對(duì)于保管期滿但未結(jié)算的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證（到期未報(bào)廢的固定資產(chǎn)）。不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行列卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。
②正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位。其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。